CHIẾN LƯỢC ỨNG PHÓ KHI THAY ĐỔI KẾ HOẠCH TRONG PHÚT CUỐI

Trong cuộc sống thường ngày, những thay đổi vào phút chót thường mang lại điều bất ngờ thú vị: một chuyến du lịch không định trước, một cuộc hẹn vô tình, hoặc một sự thay thế ca sĩ mở đầu thực sự tốt. Nhưng trong công việc của Event Planner chuyên nghiệp, những thay đổi vào phút chót dường như sẽ là những điều ác mộng xảy ra… Có nhiều nguyên nhân khiến khách hàng muốn thay đổi mọi thứ vào phút chót trong tổ chức sự kiện, như:
- Không có khả năng quyết định
- Ít trong ngân sách hơn dự kiến ​​ban đầu
- Thực hiện một phương án khác ưu tiên hơn
- Quyết định của những khách mời tham gia sự kiện
Bất kể lý do gì, điều đó có thể làm tăng thêm nhiều căng thẳng và chi phí cho kế hoạch thực hiện của bạn. Đây là cách bạn có thể giúp giảm thiểu những thay đổi đó.

 

Điều cơ bản nhất để hạn chế những thay đổi trong phút chót là nêu chi tiết các hạng mục trong hợp đồng cùng với những lưu ý nổi bật nếu xảy ra sự thay đổi chậm trễ nào có thể ảnh hưởng đáng kể đến chi phí và khả năng dời ngày tổ chức sự kiện đã chọn. Thông thường khách hàng sẽ muốn thay đổi như thiết kế, đội ngũ nhân sự, gói cho thuê thiết bị sự kiện… Nhưng ít nhất, với 1 hợp đồng chi tiết, có thể giúp bạn xử lý các thay đổi vào phút chót một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

 

Khách hàng không hiểu rõ mức độ tương xứng giữa ngân sách với sự kiện, hoặc không hiểu rằng với khả năng ngân sách như vậy không thể có được chất lượng dịch vụ cao hơn, và trong quá trình thực hiện sự kiện, họ luôn đòi hỏi phải thêm cái này, phải làm hoàn hảo cái kia kiểu được voi đòi tiên. Bạn sẽ bị họ "quay như dế" nếu không có lập trường vững vàng.
Đối với khách hàng kiểu này, bạn cần giới hạn tất cả kỳ vọng của khách hàng ngay từ đầu, làm biên bản phân định rõ chi phí, quyền hạn và trách nhiệm của mỗi bên và đề nghị khách hàng ký vào biên bản này.

 

“Khách hàng là thượng đế” do vậy thường có sự mất cân bằng quyền lực khi họ yêu cầu một điều gì, các yêu cầu vào phút chót khiến bạn bất ngờ và bạn sẽ cảm thấy phải tuân theo là điều bắt buộc. Thay vào đó, hãy phân tích toàn diện những phương án thực tế và những điều sẽ gấy khó khăn cho sự kiện. Hiểu được cách thay đổi hợp lý cho những yêu cầu có thể giúp bạn tìm ra một sự thỏa hiệp sẽ cho khách hàng. Điều này sẽ cho khách hàng thấy được kỹ năng chuyên môn và khả năng của bạn.

 

Vụ việc nữ ca sĩ nổi tiếng thế giới Ariana Grande bất ngờ hủy show diễn tại Việt Nam vào đên 23/08/2017 khiến cho nhiều người hụt hẫng. Tuy nhiên, người trải qua cú sốc nặng nề nhất hẳn phải là Phillip Nguyễn, đại diện ban tổ chức tại Việt Nam đã gửi lời xin lỗi đến các fan thông qua trang cá nhân. Phía công ty Ticket box - công ty phát hành vé phải thực hiện công việc hoàn trả tiền vé cho những khách đặt vé qua hệ thống của công ty trong khi mọi khâu chuẩn bị đều được hoàn tất.
Từ chuyện Ariana Grande hủy show, ban tổ chức lúng túng giải quyết hậu quả mới thấy được phương án chiến lược ứng phó rủi ro trong tổ chức sự kiện vô cùng rất quan trọng. Phần lớn các nguy cơ sẽ bắt đầu với hoặc liên quan đến các bên liên quan. Phân tích toàn diện các bên liên quan là điều kiện tiên quyết để quản lý rủi ro toàn diện. Các bên liên quan cũng có thể cung cấp sự hỗ trợ để đối phó với những rủi ro. 
 

>> Xem thêm các dịch vụ tổ chức sự kiện Phát Hoàng gia

TỔ CHỨC SỰ KIỆN: Tổ chức sự kiện khai trương, Tổ chức hội nghị, Tổ chức hội thảo, Tổ chức lễ tri ân khách hàng, Tổ chức khởi công, Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập, Tổ chức lễ mở bán, Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm, Tổ chức tất niên – tân niên, Tổ chức thôi nôi – sinh nhật

CHO THUÊ THIẾT BỊ SỰ KIỆN: Cho thuê âm thanh, Cho thuê ánh sáng, cho thuê màn hình led, Cho thuê màn chiếu, máy chiếu, Cho thuê lân sư rồng, Cho thuê thiết bị sự kiện HCM

CUNG CẤP NHÂN SỰ SỰ KIỆN: Cho thuê ca sĩ, Cho thuê chụp hình, Cho thuê MC, Cho thuê PG – PB, Cho thuê quay phim, Cho thuê vũ đoàn