CONCEPT & IDEA - MẢNH GHÉP QUYẾT ĐỊNH SỰ THÀNH CÔNG CỦA SỰ KIỆN

Concept là gì?

Concept chính là ý tưởng chủ đạo, xuyên suốt chương trình, từ phong cách trang trí, set up cho tới các hoạt động đều xoay quanh việc làm nổi bật Concept của chương trình. Concept mang tính bao quát, định hướng và là mục tiêu chung. Một concept có thể có nhiều idea, idea hỗ trợ việc thể hiện concept.

Để có một Concept thuyết phục người đầu tư tổ chức sự kiện, người Event planner phải đầu tư những ý tưởng vừa độc đáo, mới lạ, ấn tượng vừa có tính khả thi, tuy nhiên, tất cả những điều đó không được nằm ngoài khuôn khổ thông điệp mà sản phẩm cần truyền tải đến khách hàng của nó. Người làm Event phải hiểu tính chất, cách định vị của sản phẩm, hiểu đối tượng khách hàng của sản phẩm đó muốn gì, quan tâm đến điều gì... thì mới có được những Concept “đo ni đóng giày” cho sản phẩm. Một Concept vừa tốt vừa phù hợp, không khác gì gãi đúng chỗ ngứa của người đầu tư tổ chức sự kiện, chắc chắn nó sẽ giúp concept của bạn vượt qua “cửa ải” đầu tiên.

 

 

Idea là gì?

Idea chính là tất cả những ý tưởng bạn có thể nảy ra trong đầu của mình để bổ trợ cho concept hiện tại. Từ đó, có thể giúp bạn phát triển thành một kịch bản chương trình mạch lạc và bay bổng, chỉ cần một key moment cũng đủ sức khiến cho khách mời phải tròn mắt ngắm nhìn.

Ý tưởng có thể nảy ra bất kì lúc nào trong lúc bạn đang làm bất kì điều gì. Có những ý tưởng khiến bạn phải đau đầu, ám ảnh, ăn không ngon, ngủ không yên. Vì không phải bất kì ý tưởng nào của bạn cũng đều được áp dụng cả, ý tưởng của bạn phải đáp ứng tính thẩm mỹ, phù hợp với thuần phong mỹ tục hay thậm chí phù hợp với hình ảnh sản phẩm, loại hình dịch vụ mà khách hàng của bạn đang kinh doanh.

Event planner làm gì để có ý tưởng?

Một khi đã chọn và gắn bó với nghề tổ chức sự kiện, bạn chắc chắn phải là người thích trải nghiệm và có một kho tàng ý tưởng dồi dào đầy màu sắc. Hãy quan tâm thật nhiều đến các lĩnh vực khác nhau của xã hội nhằm thu thập, kiến thức, thông tin, hình ảnh để giúp bạn tìm thấy sự sáng tạo ở bất kỳ đâu.

Ý tưởng đắt giá được quyết định bởi sự sáng tạo độc đáo. Các event planners cần quan tâm, cóp nhặt ý tưởng từ những lần tham dự sự kiện của các công ty khác và cũng nên tìm hiểu về những nét lịch sử, văn hóa để làm nền tảng cho bản thân bạn một kiến thức thật sự vững vàng.

Theo thời gian và kinh nghiệm thực tế, dần dần các event planners sẽ có được những ý tưởng bay bổng nhưng sẽ có lúc ý tưởng lâm vào cảnh chết yểu vì nhiều lý do khác nhau. Đừng ngần ngại! Hãy cứ sáng tạo, cứ lượm lặt những ý tưởng mà bạn thấy hay bắt gặp ở bất kì đâu, để dành đó, sẽ có lúc bạn phải dùng đến nó đấy.

 

 

 

 

Ý tưởng này là của chúng mình

Một concept tốt, khả thi và phù hợp trong thực tế là công sức của cả một tập thể event planner.

Sau khi tất cả các ý tưởng đã được góp nhặt đầy đủ để bổ trợ cho concept sự kiện, giai đoạn tiếp theo sẽ khá thú vị và căng thẳng – Brainstorming, dân event chúng tôi hay gọi vui là “Bão não”.

Vì sao lại có cái tên thú vị như vậy? Vì giai đoạn này, các Event planners sẽ được triệu tập lại với nhau để phân tích tính khả thi, đóng góp ý kiến cho từng ý tưởng, lúc này đây các nơ ron thần kinh của não bộ các bạn sẽ hoạt động hết công suất để bảo vệ ý tưởng mà mình đưa ra hoặc đóng góp thêm cho 1 ý tưởng khác. Thú vị phải không? Nhưng cũng sẽ khá căng thẳng và thậm chí là khắc nghiệt đối với các newbie. Bão não sẽ mổ xẻ các ý tưởng của bạn, nhiều vấn đề được đặt ra, thu thập các ý kiến từ các thành viên và phát triển những ý tưởng tốt nhất để triển khai thực hiện.

Hãy chuẩn bị giấy, bút để có thể ghi lại những điểm mấu chốt và ý tưởng liên quan xuất hiện bất ngờ trong đầu bạn cho dù nó có điên rồ hay kém khả thi đi chăng nữa. Và thêm 1 ít thức ăn với đầy đủ chủng loại để có thể bồi bổ lại ngay khi cuộc Brainstorming kết thúc nhé.

 

 

Làm sao để đánh giá mức độ khả thi?

Hiện thực hóa concept dựa trên các ý tưởng của cả nhóm là 1 điều vô cùng tốn kém. Do vậy trong sự kiện, có rất nhiều ý tưởng được đánh giá là không khả thi. Vậy dựa trên cái gì để đánh giá mức độ khả thi của các ý tưởng mà bạn mang đến cho sự kiện?

Điều tiên quyết và hiển nhiên phải có đó chính là “Kinh phí”. Ý tưởng bạn dù có xuất sắc đến đâu cũng sẽ không thoát được vấn đề này. Không ít nhà tổ chức sự kiện phải hạn hẹp lại ý tưởng của mình do những lời đề nghị từ phía khách hàng, những khoản chi phí eo hẹp để tổ chức sự kiện mà thường được gọi vui là “giới hạn ngân sách”. Hãy cân nhắc ngân sách để có thể đưa ra những ý tưởng hay và thực tiễn nhất.

Một vấn đề nữa đó chính là nghiên cứu thị trường. Nghe thì có vẻ không hợp lí nhưng thực tế việc này rất quan trọng đấy nhé. Sẽ có hai trường hợp xảy ra với ý tưởng của bạn trong vấn đề này:

- Ý  tưởng đã được thực hiện: Có nghĩa là nó có tính khả thi, nhưng nó sẽ không còn sự mới lạ. Vì vậy hãy phát triển ý tưởng đó theo một hướng mới mẻ hơn, khác biệt hơn. Điểm cộng của trường hợp này là bạn có thể rút kinh nghiệm những gì tốt hay không tốt từ sự kiện đã thực hiện ý tưởng đó để cân nhắc cho phần của mình trước khi triển khai.

- Ý tưởng chưa từng có ai thực hiện: Còn gì bằng khi bạn là người đầu tiên thực hiện nó. Nhưng hãy cân nhắc thật kĩ, cũng có thể nó không khả thi vì với hàng ngàn cái đầu bên ngoài kia tại sao lại không có ai nghĩ đến và hiện thực ý tưởng đó?

 

 

Như tôi đã nói, đừng quá lo lắng khi ý tưởng của bạn không có khả thi, sự kiện là mảnh đất để bạn trải nghiệm và sáng tạo là không có biên giới. Các bạn cũng cần tìm hiểu các loại chất liệu, vật liệu để có thể sản xuất được các hạng mục theo ý tưởng của mình. Chất lượng nhân công cũng là một vấn đề khá quan trọng, họ cần phải đáp ứng được yêu cầu khắt khe về sự tỉ mỉ, tính thẩm mỹ với ý tưởng của bạn. Hãy tìm đến những đơn vị thi công sản xuất chất lượng tốt hoặc những anh, chị đi trước để tìm hiểu về tính khả thi của ý tưởng đó.