Quy Trình 7 Bước Tổ Chức Hội Nghị Hội Thảo Cần Lưu Ý

Thông thường, một chương trình hội nghị hay hội thảo thường có cấu trúc khá đơn giản. Nội dung chính thường bao gồm: phát biểu của các đại diện, giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới (nếu có), phần trao đổi và thảo luận giữa các bên tham dự. Bên cạnh đó, để tăng tính hấp dẫn, chương trình có thể xen kẽ các tiết mục giải trí như văn nghệ, mini game, hoặc rút thăm trúng thưởng.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc tổ chức các sự kiện hội nghị và hội thảo quy mô lớn nhỏ, Phát Hoàng Gia  xin chia sẻ đến bạn đọc các bước cơ bản để xây dựng một chương trình chuyên nghiệp, hiệu quả và thành công.

Để đảm bảo mọi công đoạn diễn ra suôn sẻ, tránh bỏ sót chi tiết quan trọng, Ban tổ chức cần lập kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo thật cụ thể, đồng thời phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên trong đội ngũ.

Tùy theo quy mô và mục đích cụ thể của từng sự kiện, quy trình tổ chức có thể linh hoạt điều chỉnh. Tuy nhiên, về cơ bản, việc tổ chức một buổi họp, hội nghị hay hội thảo chuyên nghiệp thường trải qua các bước chính như sau:

 

 

Bước 01: Lựa chọn và thống nhất chủ đề hội nghị, hội thảo

Chủ đề hay nội dung chính là yếu tố cốt lõi, đóng vai trò như “linh hồn” của toàn bộ chương trình. Đây là căn cứ để ban tổ chức xác định mục tiêu tổ chức, đồng thời cũng là lý do để người tham gia quyết định có nên dành thời gian góp mặt tại sự kiện hay không.

Ví dụ, một hội thảo dành cho những ai đang chuẩn bị khởi nghiệp có thể mang chủ đề như “Bí quyết xây dựng mối quan hệ trong kinh doanh”, trong khi một buổi hội nghị dành cho hệ thống phân phối có thể xoay quanh chủ đề “Tri ân khách hàng” hoặc tổ chức nhân dịp sinh nhật doanh nghiệp.

Đặc biệt, đối với các chương trình mở cửa tự do hoặc bán vé, việc chọn đúng chủ đề sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ thu hút khách tham dự. Do đó, nếu có điều kiện, ban tổ chức nên tiến hành khảo sát nhanh đối tượng tiềm năng để tìm ra những chủ đề họ thực sự quan tâm, từ đó nâng cao hiệu quả truyền thông và tăng lượng người tham gia.

 

 

Bước 02: Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo

Ở giai đoạn này, ban tổ chức cần xây dựng một bản kế hoạch chi tiết nhằm đảm bảo quá trình chuẩn bị và triển khai diễn ra thuận lợi, chuyên nghiệp. Cụ thể, kế hoạch nên bao gồm các nội dung sau:

Xác định mục tiêu, yêu cầu cần đạt được của buổi hội nghị, hội thảo hay cuộc họp.

Phác thảo nội dung chính sẽ được triển khai trong chương trình.

Lựa chọn thời gian và địa điểm phù hợp để tổ chức sự kiện.

Dự trù ngân sách cho toàn bộ quá trình tổ chức, từ chuẩn bị đến vận hành.

Xác định các đơn vị sẽ phối hợp tổ chức và hỗ trợ thực hiện.

Lên danh sách khách mời tham dự, phân nhóm cụ thể (đại biểu, chuyên gia, khách VIP…).

Thiết kế khung chương trình tổng thể cho hội nghị, đảm bảo mạch nội dung xuyên suốt và hấp dẫn.

Ngoài ra, cần chuẩn bị kỹ các bài phát biểu quan trọng như lời khai mạc, bế mạc, và những báo cáo sẽ được trình bày trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.

 

 

Bước 03: Chuẩn bị các công việc cần thiết cho cuộc họp, hội nghị, hội thảo

– Triển khai các hoạt động truyền thông và thông báo rộng rãi về chương trình.

– In ấn tài liệu cần thiết phục vụ hội nghị.

– Gửi thư mời đến khách mời, đại biểu, đơn vị tham dự.

– Chuẩn bị không gian tổ chức (phòng họp, hội trường…) với đầy đủ thiết bị hỗ trợ như máy chiếu, âm thanh, ánh sáng, màn hình LED...

– Đặt trước các dịch vụ hỗ trợ như lễ tân, tiếp khách, phục vụ teabreak, ăn uống, và các tiện ích đi kèm khác.

Bước 04: Tiến hành tổ chức sự kiện

– Đón tiếp các đại biểu và phát tài liệu hội nghị.

– MC hoặc người dẫn chương trình điều phối và triển khai chương trình theo đúng kịch bản đã chuẩn bị.

Bước 05: Kết thúc hội nghị, hội thảo, cuộc họp

– Lập biên bản ghi lại các nội dung, ý kiến đã được thảo luận.

– Thông báo chính thức kết luận và chỉ đạo từ hội nghị để các bên liên quan nắm rõ.

Bước 06: Xử lý và tổng hợp thông tin sau sự kiện

– Đánh giá tổng quan về nội dung chương trình đã diễn ra.

– Đề xuất kiến nghị gửi đến các tổ chức, đơn vị tham gia liên quan đến những nội dung hội nghị cần tiếp tục triển khai hoặc theo dõi.

Bước 07: Đánh giá mức độ thành công của hội nghị, hội thảo

– Tổng kết và phân tích hiệu quả đạt được, từ đó rút kinh nghiệm và cải tiến cho những lần tổ chức tiếp theo.

>> Xem chi tiết bài viết:

Công ty TNHH Sự Kiện Phát Hoàng Gia

Trụ Sở Chính: 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 1: 102 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 2: 111 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Phone: 028 3811 3444

Hotline: 0919 43.43.44

Email: info@phathoanggia.com.vn

Fanpage:https://www.facebook.com/PhatHoangGiaWeddingEvent

Website: www.phathoanggia.com.vn hoặc www.sukienpro.com.vn