ĐỐI MẶT VỚI STRESS TRONG NGHỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Đối mặt với stress trong nghề tổ chức sự kiện là một kỹ năng cần thiết đối với bất cứ event-er nào. Sự kiện thành công dựa trên nhiều yếu tố, nhưng quan trọng nhất là giai đoạn lên kế hoạch và triển khai cho sự kiện. Đây là giai đoạn chịu nhiều áp lực và dễ bị stress nhất, nếu không biết cách sắp xếp công việc một cách khoa học thì bạn sẽ bị quá tải và dễ ảnh hưởng đến tiến độ của event. Vậy làm thế nào để quản lý tốt công việc và tránh stress?

Stress là một tình trạng thường gặp với những người làm event trong việc ra quyết định hay việc làm việc quá sức giữa các áp lực. Vì hành động hay quyết định của họ ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng và tác động đến lợi ích của nhiều người khác.
Trong event, người làm kế hoạch và quản lý sự kiện phải chịu áp lực từ nhiều phía. Đầu tiên là từ công ty, từ sếp, từ đồng nghiệp, từ khách hàng, từ các nhà cung cấp, và từ người tham dự nữa. Có thể nói người làm event luôn trong tình trạng “thập diện mai phục”.
Những người làm event tốt là những người biết cách đối phó với stress. Và theo kinh nghiệm của người viết, một khi tìm ra cách vượt qua stress thì sẽ cảm thấy rất thú vị và quản lý công việc hiệu quả hơn.

Đối với những người làm sự kiện thì việc giải quyết công việc hiệu quả nhất là đi theo kế hoạch đã định ra. Mỗi ngày giải quyết đúng số lượng công việc trong kế hoạch, mọi việc sẽ đi theo “guồng quay” có sẵn và những phát sinh cũng sẽ được hạn chế tối đa. Nếu làm việc không có kế hoạch, bạn sẽ không thể quản lý được công việc nào giải quyết trước, việc nào giải quyết sau, và khi đó chính bạn sẽ bị rối lên trong một mớ hỗn độn công việc.

Làm sao để lập kế hoạch tốt và nhẹ bớt gánh nặng trong khâu triển khai công việc? Thử xem bạn có mắc phải một trong những sai lầm thường thấy dưới đây không nhé.

 

 

Có nhiều người, mặc dù đã làm To do list, check list, timeline đủ cả nhưng đến lúc triển khai vẫn phát điên lên vì khối lượng công việc quá lớn và quá nhiều phát sinh. Sai lầm của họ là không tự viết kế hoạch và tự dựa vào kế hoạch để làm những bảng check list mà họ dùng những mẫu có sẵn rồi edit lại, như vậy họ không thể hình dung đầy đủ về các công việc cần thiết trong sự kiện đó.
Hãy chi tiết đến từng điểm nhỏ nhất. Bạn có thể dùng công cụ mind map để quản lý và liệt kê tất cả công việc. Cố gắng hình dung những việc chi tiết nhất, thời gian dành cho việc lên kế hoạch càng nhiều, càng chi tiết thì đến lúc triển khai sẽ đỡ bị thiếu sót. Và luôn nhớ có kế hoạch back up cho mọi hạng mục.
 

 

Người lập kế hoạch cho sự kiện phải nắm rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng và hiểu được tâm lý của người tham dự sự kiện, kết nối những nhu cầu này với nhau. Nhưng nếu làm việc và tư duy đơn lẻ sẽ không mang lại kết quả tốt nhất. Sau khi nhận brief từ khách hàng, bạn phải tổ chức họp mọi người trong team, cùng brainstorm để đưa ra những ý tưởng và giải pháp phù hợp cho việc tổ chức. Sẽ rất mất thời gian và kết quả là “fail” nếu ngay từ đầu bạn không hiểu rõ ý khách hàng rồi đem triển khai thành kế hoạch.
 

Việc quan trọng nữa là nên có sự liên hệ thường xuyên trong công việc với khách hàng. Và “quy về một mối”, tốt nhất là với một người có trách nhiệm quyết định trong mọi việc. Không nên rải rác các hạng mục như thiết kế được duyệt bởi một người, nội dung được duyệt bởi người khác và việc di chuyển đi lại thì do một người khác quyết định. Việc này sẽ khiến bạn bị rối vì ai cũng có quyền quyết định. bạn nên lưu ý và thống nhất điều này với khách hàng ngay từ đầu.
 

 

Phân chia công việc hợp lý cũng là một giải pháp chống lại căng thẳng quá mức. Đầu tiên, phải biết phân công việc cho từng người sao cho phù hợp, thuận tay với người đó. Tiếp theo là nên tin tưởng khi giao việc, không nên giao việc rồi quay lại giám sát, hối thúc, hay ôm đồm làm luôn công việc. Lưu ý khi giao việc thì nên truyền đạt rõ ràng mong muốn của mình, không để người nhận việc hiểu sai và triển khai sai, thứ hai là có deadline rõ ràng để người được yêu cầu thực hiện đúng thời gian.
Ví dụ: “Tôi cần anh check 4 khách sạn tiêu chuẩn 5 sao cho hội nghị khách hàng vào ngày 30/5/2011,có 300 khách tham gia, dùng tiệc set menu, giải trí có ca sĩ chuyên nghiệp biểu diễn,… và anh báo cáo lại cho tôi trước 4 giờ chiều nay” thay vì “anh check giúp tôi vài khách sạn để tổ chức hội nghị khách hàng ngày 30/5/2011 rồi gửi qua email cho tôi nhé”.

Một ngân sách được khoanh định rõ ràng cũng giúp bạn quản lý tốt việc lên kế hoạch và phân bổ chi phí sao chọ hợp lý. Nhiều khách hàng không muốn công khai ngân sách nên thường báo rằng “ngân sách mở”, nhưng bạn cố gắng tìm hiểu ngân sách trong khoảng nào, ví dụ có thể hỏi những năm trước sự kiện tương tự thì chi phí công ty cho phép khoảng bao nhiêu để biết được số tiền bạn có thể sử dụng dao động trong khoảng nào. Nhiều khi khách hàng chỉ dự định chi 10.000 USD mà bạn đưa ra kế hoạch lên đến 20.000 USD thì chắc bạn cũng hiểu kết quả rồi. Bảng dự toán ngân sách nên bám sát kế hoạch và phải chú ý cho những khoản dự phòng.
 

Một event diễn ra có 3 giai đoạn: Lên kế hoạch, triển khai kế hoạch và Event diễn ra.
Thường thì, nên dành 30% cho việc lên kế hoạch, chỉnh sửa và thống nhất về kế hoạch, thời gian còn lại dành cho giai đoạn triển khai và chạy chương trình là hợp lý nhất. Nếu bạn dành quá nhiều thời gian cho một giai đoạn nào đó mà lơ là 2 giai đoạn kia thì bạn sẽ không đủ thời gian để giải quyết khối lượng công việc bị dồn đọng lại đáng ra phải giải quyết trước đó. Và sự chuẩn bị cập rập thì sẽ mang đến một event chụp giựt và kết quả thất bại có thể thấy được trước.
 

 

Nguồn: EventChannel