Trước khi bước vào tổ chức một hội thảo, hội nghị, bước chuẩn bị là rất quan trọng, bước này quyết định phần lớn sự thành công hay không của hội nghị, hội thảo của bạn. Như Benjamin Franklin từng nói: “Thất bại trong chuẩn bị cũng có nghĩa là chuẩn bị thất bại”.
Trong bước chuẩn bị này, bạn cần xác định nhiều yếu tố chính xác cho từng chương trình của mình. Từ xác định đối tượng khách hàng mục tiêu, tìm hiểu rõ mục đích hội nghị hội thảo lần này bạn muốn nhắm đến là gì, bạn muốn truyền đạt gì, khách hàng mục tiêu phù hợp cho chương trình là ai? Số lượng bao nhiêu?
Tiếp đến là xác định thời gian, địa điểm để tổ chức chương trình. Bạn cần tìm ra thời gian, địa điểm phù hợp cho đối tượng khách hàng mà bạn muốn mời đến hội thảo, hội nghị. Với khách hàng này, những đối tượng này, họ sẽ thường rãnh vào khung giờ nào: sáng, trưa, chiều hay tối? Đâu là nơi phù hợp với họ? Một trung tâm tiệc cưới sang trọng hay phòng họp khách sạn ấm cúng, một khu resort xa hoa 5 sao hay nhà hàng sân vườn mộc mạc, giản dị? Đâu là nơi cần đến?
Sau khi đã xác định được những yếu tố trên, một bước quan trọng không thể không nhắc đến đó là dự trù kinh phí. Bạn cần tính toán hợp lý, lên kế hoạch cẩn thận với một không gian, địa điểm như thế, số lượng khách hàng như thế, bạn cần chi bao nhiêu cho chương trình của mình. Rồi lại xem xét đến chi phí mà công ty bạn có thể bỏ ra, cân nhắc, lựa chọn và sàng lọc một lần nữa để cuối cùng kết lại những đáp án cho bước chuẩn bị phù hợp nhất cho khả năng của bạn và mức độ thành công của chương trình mà bạn mong muốn.
► Xây Dựng Nội Dung Cho Hội Nghị, Hội Thảo
Bây giờ sẽ bắt tay vào chuẩn bị cho chương trình chính.
Trước tiên hết là cần lên kế hoạch sơ lược cho chương trình: nội dung, các hoạt động và tiết mục mà bạn muốn thông qua để truyền đạt thông điệp đến khách hàng. Từ kế hoạch sơ lược lại xây lên kế hoạch chi tiết: giờ nào bắt đầu, giờ nào kết thúc, MC nói gì, đại diện phát biểu ra sao, đề phòng cả trường hợp không khí không được như mong đợi hoặc bỗng nhiên khách hàng quá khích cần xử lý như nào, dự trù cả những sự cố có thể xảy ra và các cách xử lý.
► Set up cho hội thảo, hội nghị
Thời điểm này là khi sự kiện đã sắp diễn ra, không còn làm việc giấy nữa mà là chính thức bắt tay vào tạo hình cho đứa con tinh thần của chính bạn.
Từng bước phân công nhân sự, ai làm gì, vào thời gian nào, đồng thời liên tục kiểm tra, giám sát tiến độ, hiệu quả của công việc để có những điều chính kịp thời nếu cần thiết.
Từ việc in ấn thiệp mời đến set up sân khấu, hậu trường, trang trí địa điểm, tất cả đều phải được xem xét kiểm tra tỉ mỉ.
Còn cả việc chạy truyền thông, quảng bá cho chương trình cũng cần được quản lý và đầu tư có kế hoạch.
► Tổ chức hội thảo, hội nghị
Trong khi chương trình diễn ra phải thật tập trung, quan sát nắm bắt tình hình để có thể xử lý các sự việc phát sinh ngay lập tức. Luôn áp dụng nguyên tắc, xử lý tình huống hạn chế thiệt hại thấp nhất có thể.
► Kết thúc chương trình hội nghị, hội thảo
Sau khi chương trình kết thúc, doanh nghiệp cần gửi quà tặng cảm ơn, tri ân khách hàng đã tham dự chương trình, gọi điện chăm sóc, hỏi thăm ý kiến để cải thiện và khắc phục cho lần sau. Quà tặng nên có logo doanh nghiệp và liên quan đến nội dung chương trình.
► Xử lý thông tin, đánh giá hiệu quả của hội nghị, hội thảo
Sau những thông tin mà bạn thu thập được từ trong chương trình đến những cuộc gọi chăm sóc, bạn cần phân tích, tổng hợp dữ liệu để đưa ra những biện pháp, định hướng cho chủ đề, bước đi của doanh nghiệp bạn. Làm đến đây với những thông số rõ ràng, hướng giải quyết cụ thể thì mới đến xem là tổ chức hội thảo, hội nghị thành công.
Những điều cần lưu ý khi tổ chức hội thảo, hội nghị
♦ Địa điểm và những tiện ích đi kèm
Địa điểm thực sự là một yếu tố cần được lưu ý đặc biệt trong quá trình chuẩn bị cho hội nghi, hội thảo. Quy mô của địa điểm có đáp ứng số lượng khách hàng không? Không gian có tạo được cảm giác thoải mái không? Các tiện ích như máy chiếu, âm thanh, ánh sáng có được bao gồm trong gói thuê không? Có thể thi công những gì trên tường phòng hội trường? Người tổ chức cần phải trả lời được hết những câu hỏi này trước khi quyết định có thuê một địa điểm nào đó hay không.
♦ Truyền thông cho sự kiện
Truyền thông vốn là hoạt động không thể thiếu cho một sự kiện thành công. Thời gian hợp lý nhất để truyền thông cho 1 sự kiện là từ 1 đến 2 tuần trước khi sự kiện diễn ra để tránh thông tin về sự kiện “nguội đi” trong não khách hàng hay việc thông tin chưa kịp đến “mắt” khách hàng thì sự kiện đã diễn ra. Bên cạnh đó việc tiếp tục cập nhật thông tin về sự kiện sau chương trình cũng là việc cần thiết để giữ mối liên hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp.
♦ Lấy thông tin người tham dự
Đừng quên mục đích chính của việc tổ chức hội thảo, hội nghị là trau dồi mối quan hệ với các khách hàng hiện tại và tiềm năng. Có thể có những khách hàng hiện tại chưa có nhu cầu về sản phẩm nhưng lại có tiềm năng trong tương lai, đừng ngần ngại hãy lập ngay danh sách lưu giữ thông tin khách hàng và thực hiện marketing thường xuyên để khách hàng nhớ đến bạn khi có nhu cầu.
Các hình thức lấy và lưu giữ thông tin cũng không có gì phức tạp, bạn có thể cho khách hàng điền form giấy hoặc online, đăng kí nhận mail hoặc tạo thẻ thành viên.
Với kinh nghiệm lâu năm trong nghề tổ chức sự kiện,
Phát Hoàng Gia tự tin sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn có những buổi hội thảo, hội nghị thật thành công và chuyên nghiệp nhất
Đừng ngần ngại, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua số hotline :
0919 43 43 44. Sự kiện là của bạn, tổ chức hãy để chúng tôi lo.
>> Xem thêm: Cung cấp âm thanh, Cung cấp ánh sáng, Tổ chức hội thảo, Tổ chức hội nghị, Cho thuê màn hinhd led, Cung cấp ban nhạc, Cung cấp MC, Cung cấp ca sĩ, Cung cấp thiết bị sự kiện, Tổ chức khai trương, Tổ chức Lễ Khởi Công, Tổ chức lễ kỷ niệm, Tổ chức lễ giới thiệu, lễ ra mắt sản phẩm, Tổ chức lễ tri ân khách hàng, Tổ chức tất niên, tân niên,
Mọi chi tiết xin liên hệ:
Công ty TNHH MTV Sự Kiện Phát Hoàng Gia
Trụ Sở Chính: 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh
Phone:
028 5404 2100 - Fax: 08 5404 1769
Chi Nhánh 1: 102 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh
Chi Nhánh 2: 111 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh
Phone:
028 3811 3444
Hotline:
0919 43.43.44
Email:
info@phathoanggia.com.vn
Website:
www.phathoanggia.com.vn hoặc
www.sukienpro.com.vn
TRANG CHỦ
Giới thiệu
TỔ CHỨC SỰ KIỆN
DỊCH VỤ CƯỚI
Hình ảnh
Video
Tuyển dụng
Đội ngũ
Tin tức
Liên hệ
