QUẢN LÝ ĐÁM ĐÔNG TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CÓ CẦN THIẾT?

Quản lý đám đông về cơ bản liên quan đến những hoạt động hoạch định sự kiện, chúng ta cố gắng chuẩn bị thật tốt để người tham dự thấy họ được chào đón tại sự kiện mà không có cảm giác quá đông, nguy hiểm hay không thoải mái. Quản lý đám đông là tất cả những thứ bạn có thể nghĩ tới để tạo bầu không khí đó, vì vậy công tác phải được lên kế hoạch một cách cẩn thận và an toàn. Hôm nay, Phát Hoàng Gia sẽ cho bạn biết tất cả những điều cần thiết về việc quản lý đám đông và cách để giải quyết những khó khăn trong sự kiện sắp tới.

 

 

 

Lên giới hạn sức chứa tổng thể cho sự kiện

Bạn có thể chuẩn bị kế hoạch quản lý đám đông trước khi sự kiện diễn ra, nhưng trong ngày hôm đó bạn cũng có thể sẽ vận dụng sự sáng tạo tại chỗ của mình, để đảm bảo không có quá nhiều người tại những khu vực chật hẹp. Tùy thuộc vào mỗi sự kiện mà bạn xác định được số người tham gia như thế nào cho vừa phải, ví dụ trong một tiệc buffet thì thường khoảng 2 người trên 1 mét vuông, nhưng với trường hợp khán giả ở khu vực rào chắn trước sân khấu thì nhiều nhất khoảng 6 – 7 người trên 1 mét vuông. Bởi thế, quản lý đám đông thường liên quan đến thiết kế bố cục sân khấu. Bạn bố trí được rất nhiều người gần sân khấu, và một số lượng ít hơn ở những khu vực phía xa, khi bạn cộng hết con số này nó sẽ là sức chứa tổng thể của địa điểm tổ chức sự kiện.

 

 

 

Biện pháp an toàn để quản lý đám đông

Sau khi có sức chứa tổng thể, câu hỏi thứ 2 là: Làm thế nào thể đưa được toàn bộ đám đông di tản ra ngoài trong một thời gian hợp lý? Nhưng sẽ xuất hiện thêm 1 câu hỏi nữa là: Thế nào là thời gian hợp lý (khi có sự cố xảy ra)? Bạn phải thiết kế được thời gian để người tham dự có thể sơ tán toàn bộ, và cũng cần có khoảng trống cho các dịch vụ khẩn cấp để mọi người có thể phản ứng khi sự cố xảy ra.

Thử tưởng tượng bạn có thể quản lý tốt đám đông cả 10 nghìn người. Khi có sự cố xảy ra, bạn sẽ không muốn các khán giả chen lấn hay va chạm với nhau. Bạn phải suy nghĩ vẽ một layout tốt. Nếu có 1 thiết kế tốt rồi, hãy nghĩ đến các thông tin bạn cần biết về đám đông, cũng nghĩ cách di tản họ ra ngoài an toàn khi có sự cố, quan trọng nhất vẫn là phải điều khiển họ di chuyển theo đúng cách bạn đã lên kế hoạch. Điều này có nghĩa là kế hoạch phải bao gồm tất cả những điều giúp tạo ra một bố cục tốt cho địa điểm tổ chức sự kiện, bao gồm cả việc đưa thông tin tới khách mời.

 

 

Để ưu tiên cho việc đến tham gia sự kiện, khán giả sẽ có chuẩn bị về chuyện họ đến đó như thế nào. Vậy nên bạn cần biết thông tin về các phương tiện họ sử dụng. Và từ đó cũng sẽ có cơ sở để tính toán số bàn phục vụ ăn uống, các khu khẩn cấp, lối thoát hiểm… Nhà tổ chức sự kiện cần rất nhiều thông tin khác thay vì chỉ quan tâm đến “Chương trình này bắt đầu lúc 18h, và mọi người sẽ được nghe gì khi đến tham dự…” Bạn phải có kế hoạch để sắp xếp các thông tin về an toàn, xem cần công bố đến mức nào cho người tham dự, công bố ở đâu và như thế nào để họ nhớ được khi cần thiết.

Mọi người đến tham dự sự kiện họ không hứng thú với các loại thông tin như thế này, họ chỉ muốn biết họ sẽ nhận được gì trong chương trình. Đó là lý do vào những ngày diễn ra chương trình, bạn sẽ cần hiển thị những thông tin đó (như lối ra vào, lối thoát hiểm, an ninh, y tế…) thật rõ ràng bằng những bảng biểu và đặt ở những nơi phục vụ hoặc lối ra.

 

 

Hãy hiểu chúng ta luôn chuẩn bị tốt nhất để ứng phó với một đám đông khổng lồ đang tiến tới, ở lại, rời đi sau sự kiện và cả những sự cố bất ngờ. Đó là một quá trình nhiều thử thách! Nếu tất cả mọi kế hoạch đều tốt, vấn đề cuối cùng là bạn cần biết cách kết nối giữa các bên liên quan như đơn vị tài trợ, công ty tổ chức sự kiện, các cơ quan chức năng… từ trước khi sự kiện diễn ra để tạo một kế hoạch phù hợp.

Không thể nói sự kiện “từ 200” hay “từ 1.000” người mới cần đến kế hoạch quản lý đám đông, bởi vì công tác này là sự thống nhất giữa số lượng người tới tham gia sự kiện và loại hình hoạt động của sự kiện bạn sẽ tổ chức. Thực tế luôn có một số sự kiện rủi ro hơn những cái khác. Khi thống nhất được các yếu tố này, bạn sẽ hiểu kế hoạch quản lý đám đông luôn cần thiết không kể là sự kiện lớn hay nhỏ. 

 

>> Xem thêm các dịch vụ tổ chức sự kiện Phát Hoàng gia

TỔ CHỨC SỰ KIỆN: Tổ chức sự kiện khai trương, Tổ chức hội nghị, Tổ chức hội thảo, Tổ chức lễ tri ân khách hàng, Tổ chức khởi công, Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập, Tổ chức lễ mở bán, Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm, Tổ chức tất niên – tân niên, Tổ chức thôi nôi – sinh nhật

CHO THUÊ THIẾT BỊ SỰ KIỆN: Cho thuê âm thanh, Cho thuê ánh sáng, cho thuê màn hình led, Cho thuê màn chiếu, máy chiếu, Cho thuê lân sư rồng, Cho thuê thiết bị sự kiện HCM

CUNG CẤP NHÂN SỰ SỰ KIỆN: Cho thuê ca sĩ, Cho thuê chụp hình, Cho thuê MC, Cho thuê PG – PB, Cho thuê quay phim, Cho thuê vũ đoàn