VIẾT PROPOSAL - KỸ NĂNG CƠ BẢN CỦA EVENTER

Một trong những kỹ năng cơ bản nhất của Eventer là kỹ năng viết proposal. Một proposal chuyên nghiệp là vũ khí mang tính chiến lược quyết định sự thành công của bạn trong buổi thuyết trình với khách hàng. Tuy nhiên dù là newbie hay lão làng trong nghề, không phải ai cũng biết cách viết được bản proposal đúng, hoàn chỉnh và chuyên nghiệp, nêu bật được ý tưởng cốt lõi. Viết được nhưng dùng được hay không là một chuyện khác, vậy để viết một bản proposal sự kiện trước hết cần biết những thông tin gì, cách viết như thế nào? 
 

Proposal là đề xuất, trong đó trình bày một thiết kế, dự đoán của công ty bạn về một công trình, dự án nào đó. Nó có thể trình bày bằng Words, Excel, và Power Point. Với một nhân viên sự kiện, làm proposal là một công việc thường xuyên và rất quan trọng trước khi bắt tay vào làm bất kì một sự kiện nào, dù sự kiện đó có quy mô lớn hay nhỏ.
 

 

 

Proposal đóng vai trò rất quan trọng trong tiến trình tổ chức nên một event. Bất cứ một event nào đều cần phải được đặt nền móng vững chắc đã rồi mới có thể xây lên từng viên gạch một, đưa đến một kết quả cuối cùng hoàn hảo. Việc lên kế hoạch làm ra một proposal cần được chuẩn bị rất kĩ càng và cần dành nhiều thời gian cho việc này.
Một bản Proposal hoàn chỉnh và thu hút còn phụ thuộc vào khá nhiều yếu tố. Tính thực tế của dự án quyết định phần nhiều đến sự thành công này. Điều này thể hiện qua cách bạn sẽ nêu và trình bày vấn đề một cách cụ thể trong Proposal của bạn, đi kèm với nó là các dẫn chứng cụ thể được đưa ra để người xem có thể biết rõ hơn về tính khả thi của dự án event mà bạn đang cần tổ chức.
 

Bạn cần đặc biệt lưu ý rằng, điều quan trọng nhất của một Proposal đó là cung cấp cho người đọc một cái nhìn tổng quan nhất về sự kiện sắp diễn ra.
 

Barem của 1 proposal

Tuỳ chương trình, tuỳ phong cách người viết thì nội dung proposal có khác nhau,quan trọng là bạn phải làm sao cho đọc xong một proposal, người ta nắm được những gì bạn muốn thể hiện như thể có sẵn một dàn ý trong đầu họ. Một proposal tiêu biểu thường có các mục:

- Nền tảng, mục đích: Nên nêu tổng quát và nói ra được cái họ cần
- Thông tin cơ bản về event : thời gian, địa điểm, số lượng tham gia…
- Các ý tưởng căn bản: đón khách thế nào, launch sản phẩm ra sao, đề xuất gì về quà tặng…
- Kịch bản chương trình sơ bộ: Thời gian nào sẽ làm gì, nói chung là xâu chuỗi được các sự kiện trong 1 event.
- Thiết kế: Ít nhất nên có các thiết kế cơ bản như banner, backdrop,sân khấu…, không cần quá chi tiết nhưng cụ thể hoá được ý tưởng của bạn, khách hàng khoái xem hình hơn đọc chữ.
- Thực thi: lịch trình sơ bộ, form mẫu cần thiết… tuỳ bạn muốn nó chi tiết đến đâu, nói chung càng chi tiết càng thuyết phục khách hàng.
 
Ý tưởng

Bạn có ý tưởng tốt, nhưng bạn cần diễn đạt tốt mới thuyết phục được người đọc. Đừng làm người đọc rối nùi với mớ ý tưởng hỗn độn không ra đầu đuôi, hãy biết cách sắp xếp ý tưởng cho dễ hình dung. Nghĩa là, nội dung proposal của bạn cần cực kỳ súc tích, ngắn gọn, dễ hiểu và đủ để thuyết phục, đủ để truyền đạt thông tin đến người khác. Chứ không nên nói dông dài nhưng vẫn thiếu sót.
Để diễn tả ý tưởng tổ chức event, bạn hãy tưởng tượng event đó đang diễn ra theo tuần tự, sau đó dành từng slide để mô tả các hạng mục diễn ra.
 

Văn phong

Mỗi người chắc hẳn có một văn phong khác nhau, nhưng nói như vậy không có nghĩa bạn viết  rườm rà, văn chương, hay viết sao cũng được. Một bản Proposal chuyên nghiệp không chỉ từ cách trình bày, mà còn từ cách diễn đạt câu chữ sao cho thuyết phục được người đọc. Nội dung proposal phải cực kỳ ngắn gọn, súc tích, đừng tham nói dông dài, vì tôi chắc người đọc hoặc sẽ đọc lướt qua proposal của bạn, hoặc họ sẽ ngủ gật trong lúc đọc.

Gu của khách hàng

Thêm nữa, bạn nên nương theo sở thích của đối tác. Có người muốn proposal phải thể hiện các ý tưởng bay bổng, có người “khoái” tính chặt chẽ logic, lại có nhiều người ưa chuộng proposal có nhiều hình ảnh cho họ tiện hình dung… Hãy khéo léo quan sát gu của họ để viết proposal cho phù hợp, chiếm được cảm tình của cá nhân họ tức là Proposal của bạn nắm chắc thành công rồi đó.

Nếu bạn đang tìm kiếm một công ty tổ chức sự kiện với đội ngũ nhân sự có khả năng và tâm huyết để giúp bạn lên kế hoạch proposal và thực hiện một event, thì Phát Hoàng Gia là một công ty như vậy. Chúng tôi là công ty tổ chức sự kiện uy tín tại thành phố Hồ Chí Minh với rất nhiều năm kinh nghiệm, chắc chắn sẽ khiến quý khách hài lòng.
 

>> Xem thêm các dịch vụ tổ chức sự kiện Phát Hoàng gia

TỔ CHỨC SỰ KIỆN: Tổ chức sự kiện khai trương, Tổ chức hội nghị, Tổ chức hội thảo, Tổ chức lễ tri ân khách hàng, Tổ chức khởi công, Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập, Tổ chức lễ mở bán, Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm, Tổ chức tất niên – tân niên, Tổ chức thôi nôi – sinh nhật

CHO THUÊ THIẾT BỊ SỰ KIỆN: Cho thuê âm thanh, Cho thuê ánh sáng, cho thuê màn hình led, Cho thuê màn chiếu, máy chiếu, Cho thuê lân sư rồng, Cho thuê thiết bị sự kiện HCM

CUNG CẤP NHÂN SỰ SỰ KIỆN: Cho thuê ca sĩ, Cho thuê chụp hình, Cho thuê MC, Cho thuê PG – PB, Cho thuê quay phim, Cho thuê vũ đoàn