Những Điều Cần Lưu Ý Để Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời Thành Công

Hiện nay, tổ chức sự kiện ngoài trời đang dần trở thành xu hướng được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng nhờ vào không gian mở thoáng đãng, gần gũi với thiên nhiên và dễ dàng sáng tạo trong trang trí. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm đó, việc tổ chức sự kiện ngoài trời cũng tiềm ẩn nhiều thách thức mà doanh nghiệp cần nhận biết và có phương án xử lý kịp thời. Trong bài viết này, Phát Hoàng Gia sẽ chia sẻ đầy đủ những lưu ý quan trọng giúp bạn tổ chức sự kiện ngoài trời thành công, hiệu quả và chuyên nghiệp nhất.

 

Những loại sự kiện thường được tổ chức ngoài trời

 

Không gian mở rộng, dễ bố trí và thoải mái chính là lý do khiến nhiều loại hình sự kiện ưu tiên lựa chọn tổ chức ngoài trời. Các sự kiện phổ biến bao gồm:

Đại nhạc hội, festival, EDM: Với lượng khán giả lớn, sự kiện âm nhạc ngoài trời tạo nên không khí sôi động, dễ kiểm soát đám đông hơn.

Lễ khởi công, lễ động thổ, lễ khánh thành nhà máy: Các nghi thức quan trọng gắn liền với yếu tố phong thuỷ và không gian rộng rãi.

Hội chợ, triển lãm sản phẩm và công nghệ: Không gian ngoài trời giúp dễ dàng tiếp cận khách hàng, trưng bày và thử nghiệm sản phẩm.

Sự kiện thể thao: Bao gồm marathon, đua xe đạp, giải bóng đá,... thường tổ chức ngoài trời để đảm bảo diện tích sử dụng.

Các dịp lễ hội: Quốc khánh, Halloween, Valentine, Noel... đều phù hợp tổ chức ngoài trời nhờ sự linh hoạt và kết hợp đa dạng hoạt động.

Ưu và nhược điểm của hình thức tổ chức sự kiện ngoài trời

 

 

Ưu điểm:

Không gian thoáng đãng: Mang đến cảm giác dễ chịu, giảm áp lực, không bị gò bó như khi tổ chức trong hội trường.

Tối ưu hoá khả năng sáng tạo: Các hoạt động và bố cục chương trình có thể linh hoạt điều chỉnh theo chủ đề.

Tiết kiệm chi phí: Không cần thuê phòng họp, điều hoà hay nhiều hệ thống nội thất, chi phí tổ chức có thể được giảm.

Kết nối cộng đồng tốt hơn: Không khí thoải mái khuyến khích khách mời tương tác, tạo cơ hội kết nối sâu sắc.

Gần gũi với thiên nhiên: Mang lại cảm giác thư giãn, giúp người tham gia dễ tiếp thu thông điệp sự kiện.

Nhược điểm:

Phụ thuộc thời tiết: Đây là yếu tố khó kiểm soát, có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến trải nghiệm khách mời.

Rủi ro kỹ thuật: Các thiết bị âm thanh, ánh sáng dễ bị ảnh hưởng do gió mạnh, độ ẩm cao hoặc mưa.

An ninh và trật tự: Không gian mở có thể làm tăng nguy cơ chen lấn, gây rối hoặc mất kiểm soát.

Vệ sinh hạn chế: Thiếu nhà vệ sinh hoặc dịch vụ vệ sinh không kịp thời gây ảnh hưởng tiêu cực.

Khó quản lý nhân sự: Việc điều phối nhiều bộ phận cùng lúc ở không gian mở rộng đòi hỏi kế hoạch cụ thể và đội ngũ chuyên nghiệp.

 

Những lưu ý quan trọng khi tổ chức sự kiện ngoài trời

 

Để đảm bảo sự kiện ngoài trời thành công, bạn cần quan tâm đến một số vấn đề then chốt sau:

Lựa chọn địa điểm phù hợp: Ưu tiên những khu vực dễ tiếp cận, gần trung tâm, có đầy đủ cơ sở hạ tầng và được cấp phép tổ chức sự kiện.

Khảo sát kỹ càng: Đừng chỉ đánh giá sơ bộ mà cần khảo sát chi tiết từng khu vực để nắm được tình trạng mặt bằng, hệ thống điện, nước và các yếu tố an toàn.

Chuẩn bị hệ thống thiết bị chuyên dụng: Âm thanh, ánh sáng ngoài trời cần có công suất lớn, chống nước và thiết kế phù hợp.

Bãi đỗ xe khoa học: Với số lượng khách lớn, cần bố trí khu vực giữ xe hợp lý, gần khu vực chính và có người điều phối.

Đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm: Lên thực đơn rõ ràng, lựa chọn nhà cung cấp uy tín, có chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm.

Lên phương án an ninh cụ thể: Có nhân sự phân luồng giao thông, kiểm soát đám đông và hỗ trợ các tình huống khẩn cấp.

Đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp: Nhân viên hướng dẫn, hỗ trợ khách mời cần được đào tạo bài bản để xử lý mọi tình huống phát sinh.

Dự phòng các rủi ro: Luôn có phương án B nếu gặp thời tiết xấu, thiết bị hỏng, sự cố phát sinh.

 

 

Các phương án phòng tránh rủi ro cho sự kiện ngoài trời

 

Để hạn chế tối đa rủi ro, bạn cần xây dựng kế hoạch ứng phó kỹ lưỡng:

Thời tiết xấu: Hãy luôn chuẩn bị sẵn mái che, dù lớn hoặc nhà bạt. Đặc biệt, các nhà bạt chuyên dụng hai lớp có khả năng chống nóng, mưa và chịu gió tốt.

An toàn kỹ thuật: Toàn bộ hệ thống điện, loa đài, sân khấu phải được gia cố chắc chắn. Nên có đội ngũ kỹ thuật túc trực trong suốt sự kiện.

Đảm bảo an ninh: Với các sự kiện có quy mô lớn, nên thuê thêm lực lượng bảo vệ chuyên nghiệp và thiết lập chốt kiểm soát ra vào.

Quản lý đám đông: Bố trí nhân sự ở các khu vực đông người như cổng vào, khu check-in, nhà vệ sinh,... đảm bảo khách di chuyển dễ dàng, trật tự.

Chuẩn bị dụng cụ y tế cơ bản: Sẵn sàng đối phó với các tình huống ngất xỉu, va chạm, hoặc phản ứng dị ứng do thời tiết hoặc thực phẩm.

 

Phát Hoàng Gia – Đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp hàng đầu

 

Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Phát Hoàng Gia là đối tác tin cậy đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trên toàn quốc. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời từ A-Z, đảm bảo chuyên nghiệp, chỉn chu và sáng tạo.

Dịch vụ tiêu biểu của chúng tôi gồm có:

Thiết kế - thi công sân khấu: Đội ngũ kỹ thuật viên dày dạn kinh nghiệm, sáng tạo, thi công nhanh chóng và an toàn.

Cung cấp thiết bị âm thanh ánh sáng – màn LED: Hệ thống hiện đại, phù hợp cả sự kiện ban ngày và ban đêm.

Trang trí sự kiện độc đáo: Thiết kế ấn tượng theo từng chủ đề, phù hợp phong cách thương hiệu doanh nghiệp.

Tư vấn – vận hành sự kiện chuyên nghiệp: Đội ngũ quản lý sự kiện trực tiếp đồng hành từ khâu chuẩn bị đến giám sát, giúp sự kiện diễn ra trơn tru.

Liên hệ Phát Hoàng Gia để được tư vấn miễn phí

Nếu bạn đang có kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời và cần một đơn vị chuyên nghiệp đồng hành, đừng ngần ngại liên hệ với Phát Hoàng Gia. Chúng tôi cam kết mang đến cho quý khách hàng trải nghiệm sự kiện hoàn hảo và đáng nhớ nhất.

Phát Hoàng Gia – Chuyên tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp, sáng tạo và hiệu quả.

>> Xem chi tiết https://phathoanggia.com.vn/nhung-dieu-can-luu-y-de-to-chuc-su-kien-ngoai-troi-thanh-cong-1-2-1909572.html

Công ty TNHH Sự Kiện Phát Hoàng Gia

Trụ Sở Chính: 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 1: 102 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 2: 111 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Phone: 028 3811 3444

Hotline: 0919 43.43.44

Email: info@phathoanggia.com.vn

Fanpage:https://www.facebook.com/PhatHoangGiaWeddingEvent

Website: www.phathoanggia.com.vn hoặc www.sukienpro.com.vn