Tổ Chức Lễ Khai Trương Trọn Gói, Quy trình, Kịch Bản Chi Tiết Chuyên Nghiệp

Lễ khai trương là gì?

Lễ khai trương là cột mốc đánh dấu sự ra đời chính thức của một doanh nghiệp, cửa hàng hay dự án. Đây không chỉ là nghi thức cắt băng đơn thuần mà còn là sự kiện truyền thông quan trọng, giúp doanh nghiệp giới thiệu thương hiệu, sản phẩm và định hướng kinh doanh đến khách hàng, đối tác. Một buổi tổ chức khai trương thành công thường kết hợp các yếu tố nghi lễ (cắt băng, phát biểu), trải nghiệm (dùng thử sản phẩm, mini‑game), và truyền thông (livestream, báo chí, KOLs) để tạo ấn tượng đầu tiên mạnh mẽ. Đằng sau khái niệm này là mục tiêu tạo “hiệu ứng lan tỏa” – thông qua hình ảnh đông vui, quà tặng hấp dẫn và thông điệp rõ ràng, thương hiệu nhanh chóng thu hút sự chú ý và xây dựng uy tín. Ngoài ra, lễ khai trương còn là dịp nội bộ gắn kết nhân sự khi mọi phòng ban cùng góp sức chuẩn bị. Tóm lại, tổ chức khai trương không chỉ là buổi lễ mở cửa mà là bước đi chiến lược trong kế hoạch marketing, giúp doanh nghiệp khẳng định vị thế ngay từ ngày đầu hiện diện trên thị trường.

 

 

Quy trình tổ chức lễ khai trương

Bước 1: Lên kế hoạch truyền thông trước sự kiện để thông báo thời gian, địa điểm của lễ khai trương

Xác định thông điệp chính và nhóm khách mời mục tiêu

Gói gọn thông điệp: lý do khai trương, điểm khác biệt của cửa hàng/doanh nghiệp.

Phân loại đối tượng: khách hàng tiềm năng, đối tác, báo chí, KOLs. Thông điệp, kênh và giọng điệu được tùy chỉnh cho từng nhóm.

Thiết lập timeline & kênh triển khai

Mốc thời gian: bắt đầu ít nhất 3–4 tuần trước ngày diễn ra; chia thành các đợt teaser, công bố chính thức, nhắc lại gần ngày.

Chọn kênh: mạng xã hội (Facebook, TikTok, Instagram), email marketing, PR báo điện tử, poster tại địa điểm, SMS chăm sóc khách hàng.

Sản xuất nội dung & thiết kế ấn phẩm

Nội dung: bài đăng teaser, video countdown, infographics giới thiệu ưu đãi ngày khai trương.

Ấn phẩm: postcard, banner, thư mời online/offline kèm mã QR đăng ký tham dự. Bảo đảm thống nhất nhận diện thương hiệu.

Thiết lập đo lường & ngân sách

Chỉ số theo dõi: lượt đăng ký tham dự, reach, engagement, số liên hệ để lại.

Ngân sách: chia theo kênh (ads Facebook/TikTok, chi phí PR, in ấn), luôn dự phòng 10–15 % cho phát sinh.

 

 

Bước 2: Khảo sát mặt bằng, lên ý tưởng thiết kế các hạng mục của sự kiện (Có thể tùy theo ý tưởng và quy mô của khách hàng)

Khảo sát và đo đạc chi tiết địa điểm: ghi lại kích thước khu vực triển khai, cao trần, vị trí cột, ổ điện và lối thoát hiểm để làm dữ liệu thiết kế.

Lên bản vẽ mặt bằng (2D) và mô hình 3D, chốt hạng mục với chủ đầu tư: bản vẽ cần thể hiện luồng di chuyển, kích thước từng khu chức năng và chất liệu dự kiến thi công.

Các phân khu quan trọng

Cổng chào: thiết kế nổi bật, có điểm nhấn thương hiệu, giúp khách cảm nhận không khí chào đón ngay khi bước vào và cho thấy sự chuyên nghiệp của ban tổ chức.

Lối đón khách & quầy đăng ký: lối đi thông thoáng hai chiều, quầy check‑in đặt rõ ràng với danh sách khách và thẻ mời để việc tiếp nhận diễn ra nhanh gọn.

Sân khấu: vị trí trung tâm, tầm nhìn không bị che khuất; đây là nơi diễn ra nghi thức chính nên cần được chiếu sáng tốt và dễ quan sát từ mọi góc.

Khu showroom: ưu tiên diện tích rộng rãi, bố trí sản phẩm và bảng thông tin theo trật tự logic để làm nổi bật thương hiệu.

Khu bàn ghế: chuẩn bị đủ ghế, sắp xếp hợp lý để tránh thiếu chỗ ngồi vào phút chót.

Khu kỹ thuật: thiết bị âm thanh – ánh sáng được đặt gọn, đi dây bảo đảm không chắn lối và không cản tầm nhìn của khách.

Khu vệ sinh: bố trí ở vị trí dễ tìm, luôn sạch sẽ và có nhân viên túc trực bảo dưỡng định kỳ.

 

 

Bước 3 – Chuẩn bị trang thiết bị và vật tư cho lễ khai trương

Âm thanh & ánh sáng: dàn loa line array, mixer, microphone không dây; hệ đèn moving‑head, wash light và follow‑spot để bảo đảm sân khấu luôn rực rỡ.

Màn hình LED: LED P2.5 hoặc P3 kích thước tùy không gian, phục vụ trình chiếu video mở màn, slide giới thiệu và livestream.

Bàn ghế: ghế phủ áo đồng màu concept, bàn cocktail hoặc bàn chữ nhật có khăn trải, kèm thắt nơ trang trí.

Backdrop chụp hình: khung nhôm ‑ hiflex hoặc foamboard in UV, thiết kế đúng nhận diện thương hiệu để khách mời check‑in.

Rèm che cánh gà: vải nhung đen hoặc xám, giúp giấu thiết bị và tạo hậu cảnh sạch khi chuyển cảnh.

Bộ nghi thức cắt băng: khay mạ inox, kéo mạ vàng, dải băng lụa đỏ 5 cm và cặp hoa cài ngực cho đại biểu.

Hiệu ứng & trang trí: pháo giấy confetti, cột hoa tươi, balloon (nếu phù hợp concept) để tạo không khí sôi động.

Thiết bị ghi hình: flycam quay toàn cảnh, camera handheld, tripod và gimbal hỗ trợ livestream.

Liên lạc nội bộ: bộ đàm UHF cho đội ngũ sản xuất, bảo an và kỹ thuật để phối hợp nhanh chóng trong suốt chương trình.

Bước 4 – Tiến hành lắp đặt toàn bộ hạng mục cho lễ khai trương

Thi công kết cấu sân khấu

Dựng khung thép và lát sàn module đúng cao độ, cố định chắc chắn theo layout được duyệt.

Triển khai hệ thống âm thanh – ánh sáng

Treo loa line‑array, đặt sub ở hai cánh sân khấu; lắp đèn moving‑head, wash light, follow‑spot rồi test tín hiệu DMX.

Gắn màn hình LED & thiết bị trình chiếu

Lắp ghép module LED, căn phẳng bề mặt, đấu nguồn – tín hiệu, kết nối media server để chạy thử video và slide.

Trang trí theo concept

Cổng chào: dựng khung, bọc vật liệu, gắn logo đèn LED tạo điểm nhấn.

Sân khấu & backdrop chụp ảnh: hoàn thiện phông nền, bục phát biểu, hoa trang trí, lắp pháo giấy.

Showroom: set kệ trưng bày, bảng thông tin, đèn chiếu điểm sản phẩm.

Bố trí khu vực khách mời

Sắp xếp bàn ghế theo sơ đồ, phủ áo – thắt nơ đồng màu, chừa lối đi thông thoáng cho đối tác và đại biểu.

 

 

Bước 5 – Chuẩn bị phương án đón tiếp khách trong lễ khai trương

Soạn kịch bản MC

Viết timeline dẫn chi tiết: lời chào mở màn, giới thiệu đại biểu, các tiết mục, nghi thức cắt băng, lời kết & mời trải nghiệm sản phẩm.

Xếp chỗ ngồi có trật tự

Lập sơ đồ chỗ ngồi theo thứ bậc: khách VIP, đối tác, báo chí, khách thông thường; in bảng tên ghế để giảm nhầm lẫn.

Huấn luyện đội lễ tân

Đào tạo cách chào hỏi, hướng dẫn check‑in, phát thẻ, đưa khách tới đúng vị trí; cung cấp FAQ và quy trình xử lý tình huống để nhân sự tự tin trả lời khi khách thắc mắc.

Bước cuối cùng: Rà soát lại toàn bộ các hạng mục đã được triển khai, đồng thời hoàn thiện những chi tiết còn thiếu sót trong công tác tổ chức lễ khai trương.

Tiến hành tổng duyệt toàn bộ chương trình:

Kiểm tra phần phát biểu của MC: Đảm bảo nội dung chính xác, thời lượng phù hợp và chuẩn bị sẵn các kịch bản xử lý tình huống phát sinh.

Rà soát quy trình đón tiếp khách mời: Hướng dẫn lễ tân thực hiện đúng các bước để tạo ấn tượng chuyên nghiệp và thân thiện.

Duyệt lại các tiết mục biểu diễn nghệ thuật: Bao gồm các phần như ca múa nhạc, tiết mục lân sư rồng và các màn trình diễn khác (nếu có).

Thực hành nghi thức cắt băng khánh thành: Tập dượt trước để mọi bước diễn ra đúng kịch bản và trang trọng.

Chuẩn bị các phương án dự phòng cho tình huống ngoài dự kiến:

Chẳng hạn như thời tiết thay đổi bất thường, sự cố âm thanh ánh sáng, trục trặc kỹ thuật, hoặc các tình huống khẩn cấp như cháy nổ. Mọi kịch bản nên được chuẩn bị kỹ lưỡng để có thể xử lý nhanh chóng, hạn chế tối đa rủi ro cho người và tài sản.

Kịch bản tổ chức lễ khai trương

Kịch bản tổ chức lễ khai trương đóng vai trò như một bản đồ chi tiết định hướng toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện. Nó giúp kiểm soát tốt các phần việc, đảm bảo buổi lễ diễn ra trôi chảy, chuyên nghiệp và đạt được hiệu quả như mong muốn. Vì thế, một kịch bản được chuẩn bị kỹ lưỡng là yếu tố không thể thiếu trong mỗi sự kiện khai trương.

Bước 1: Đón tiếp khách mời

Nhân viên lễ tân có mặt từ sớm để hỗ trợ khách đăng ký thông tin, phân loại theo danh sách như đối tác, khách VIP, khách mời chung…

Hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức sự kiện, hỗ trợ ổn định chỗ ngồi.

Mời khách dùng nước uống hoặc trà nhẹ trong thời gian chờ khai mạc.

Bước 2: Khai mạc buổi lễ

MC bắt đầu chương trình bằng lời chào trang trọng và gửi lời cảm ơn đến khách mời, đối tác đã đến tham dự.

Giới thiệu tổng thể chương trình theo đúng timeline đã lên kế hoạch.

Đại diện doanh nghiệp phát biểu khai mạc, giới thiệu tổng quan về đơn vị, tầm nhìn, sứ mệnh cũng như thông điệp gửi đến cộng đồng.

Trình chiếu clip hoặc hình ảnh trực quan giúp khách hiểu rõ hơn về sản phẩm, dịch vụ nổi bật của doanh nghiệp.

Bước 3: Nghi thức cắt băng khai trương

Mời đại diện doanh nghiệp và khách mời lên sân khấu thực hiện nghi thức cắt băng.

Pháo giấy được kích hoạt, đội lân sư rồng trình diễn tạo không khí sôi động và may mắn.

Chụp hình lưu niệm cùng khách mời, đối tác như một dấu mốc đáng nhớ trong ngày khai trương.

Các tiết mục nghệ thuật như ca múa nhạc, ảo thuật được biểu diễn, kết hợp hoạt náo viên để khuấy động bầu không khí vui tươi, hào hứng.

Bước 4: Tham quan showroom – trải nghiệm sản phẩm

Đội ngũ PG/PB trực tiếp dẫn khách đi tham quan showroom hoặc khu vực trưng bày.

Tư vấn, giới thiệu sản phẩm, trả lời các câu hỏi từ khách hàng một cách rõ ràng, chuyên nghiệp.

Trình bày điểm mạnh, lợi ích của sản phẩm so với các đối thủ trên thị trường để tạo niềm tin cho khách hàng.

Ghi nhận danh sách khách hàng quan tâm, khách đã đăng ký mua hoặc ký kết hợp đồng ngay tại sự kiện.

Phần kết thúc chương trình

MC tổng kết lại những điểm chính trong buổi lễ.

Mời khách quay lại khu vực tiếp khách để dùng tiệc nhẹ: bánh ngọt, trái cây, nước uống, trà hoặc cà phê.

Tổ chức bốc thăm trúng thưởng cho các khách hàng hoặc đối tác đã đăng ký sớm.

Kết hợp các trò chơi mini game để tăng tương tác và tạo sự vui vẻ, gắn kết.

Nhấn mạnh thông tin liên hệ: hotline, website, danh thiếp giúp khách hàng dễ dàng kết nối sau sự kiện.

Thu thập ý kiến phản hồi để rút kinh nghiệm và cải thiện cho những chương trình sau.

Nhắc khách kiểm tra lại đồ dùng cá nhân và hỗ trợ chỉ dẫn lối ra về một cách chu đáo.

Chuẩn bị bài khấn lễ khai trương (tham khảo theo chuyên gia phong thủy)

Các lễ vật cần chuẩn bị cho nghi thức cúng khai trương

Để buổi lễ khai trương được diễn ra suôn sẻ và mang lại nhiều tài lộc, việc chuẩn bị lễ vật đầy đủ và trang nghiêm là điều vô cùng quan trọng. Dưới đây là những lễ vật cơ bản cần có:

Hoa tươi:

Nên chọn các loại hoa mang ý nghĩa cát tường như hoa cúc, hoa đồng tiền, hoa cát tường… Đặc biệt, nên cắm hoa với số lượng lẻ như 3, 5, 7 bông – theo quan niệm là sẽ mang lại nhiều điều may mắn.

Mâm ngũ quả:

Gồm năm loại trái cây tượng trưng cho sự sung túc, thường chọn: táo, hồng, bưởi, na và chuối – thể hiện đủ đầy và thịnh vượng.

Bộ tam sên:

Là lễ vật truyền thống không thể thiếu, đại diện cho ba giới: thiên – địa – nhân.

a. Thịt heo luộc: Có thể dùng thịt ba chỉ hoặc chân giò, luộc chín kỹ.

b. Trứng luộc: Trứng gà hoặc trứng vịt, sau khi luộc chín nên bóc vỏ sạch sẽ.

c. Tôm hoặc cua luộc: Tôm hoặc cua cần được luộc chín, nếu dùng tôm nên để nguyên con hoặc bóc vỏ tùy theo phong tục địa phương.

Các lễ vật đi kèm khác:

Bao gồm nến, vàng mã, chén nước sạch, đĩa xôi… để bày trí mâm cúng thêm trang trọng và đầy đủ nghi thức.

Bạn cũng có thể thêm bánh kẹo, rượu hoặc trà tùy theo truyền thống vùng miền và quy mô buổi lễ.

 

 

Bài khấn lễ khai trương:

“Nam mô A Di Đà Phật! (nhắc lại 3 lần)

Kính lạy chín phương Trời, mười phương Chư Phật, Chư Phật khắp mười phương.

Kính lạy Hoàng Thiên Hậu Thổ cùng chư vị Tôn thần.

Kính lạy ngài Kim Niên Đương Cai Thái Tuế, ngài Bản Cảnh Thành Hoàng và các vị Đại Vương.

Kính lạy các ngài Tài Thần, Táo Quân, Thổ Công, Thổ Địa cùng các vị linh thần cai quản trong khu vực này.

Hôm nay là ngày … tháng … năm … (âm lịch), tín chủ con là …, hiện đang cư ngụ tại …

Chúng con thành tâm sắm sửa hương hoa, lễ vật, dâng lên trước án, kính mời chư vị linh thiêng về chứng giám cho lòng thành.

Nay tín chủ con dự định khai trương cửa hàng (hoặc xưởng sản xuất, văn phòng...) tại địa chỉ …

Cầu mong cho công việc kinh doanh được khởi đầu suôn sẻ, buôn may bán đắt, tài lộc vượng phát, mọi việc đều thuận lợi.

Kính xin chư vị bề trên thương tình phù hộ, độ trì cho việc làm ăn hanh thông, phát triển bền vững, gặp nhiều may mắn.

Chúng con lễ mọn nhưng tấm lòng thành, mong được chứng giám, ban phúc lộc.

Nam mô A Di Đà Phật! (3 lần)”

Lưu ý chọn ngày khai trương theo phong thủy

Theo lời khuyên từ các chuyên gia phong thủy, việc chọn ngày tốt để khai trương rất quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến vận khí, tài lộc cũng như sự phát triển dài lâu của doanh nghiệp. Cần tránh những ngày sau đây:

Ngày Tam Nương: Bao gồm các ngày 3, 7, 13, 18, 22 và 27 âm lịch – được xem là ngày không may, dễ gặp trắc trở.

Ngày Dương Công Kỵ Nhật: Là những ngày kiêng kỵ theo lịch cổ, không phù hợp để bắt đầu việc lớn.

Ngày xung tuổi: Cần tránh các ngày có thiên can – địa chi xung khắc với tuổi của gia chủ, chủ doanh nghiệp hoặc người đứng đầu.

>> Xem chi tiêt

Công ty TNHH Sự Kiện Phát Hoàng Gia

Trụ Sở Chính: 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 1: 102 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 2: 111 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Phone: 028 3811 3444

Hotline: 0919 43.43.44

Email: info@phathoanggia.com.vn

Fanpage:https://www.facebook.com/PhatHoangGiaWeddingEvent

Website: www.phathoanggia.com.vn hoặc www.sukienpro.com.vn