Quản Lý Sự Kiện Là Gì? Tố Chất Cần Có Của Nhà Quản Lý Sự Kiện

Quản lý sự kiện hay còn gọi là Event Manager là một trong những ngành nghề đang được các bạn trẻ quan tâm trong thời gian gần đây. Hãy cùng Phát Hoàng Gia tìm hiểu kỹ hơn về ngành này thông qua bài viết dưới đây nhé.

Quản lý sự kiện là gì?

Quản lý sự kiện là những công việc liên quan đến lập kế hoạch sự kiện, tổ chức và giám sát các hoạt động trong quá trình diễn ra của một chương trình sự kiện. Những nhân sự đảm nhận vị trí quản lý sự kiện sẽ chịu trách nhiệm các vai trò trong quá trình tổ chức các sự kiện như, sự kiện hội nghị, sự kiện hội thảo, sự kiện ra mắt sản phẩm, sự kiện lễ tri ân khách hàng, sự kiện tất niên…

Với xu hướng nhu cầu tổ chức sự kiện cho mục đích quảng bá, truyền thông ngày càng nhiều như hiện nay thì đi kèm với đó là nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho vị trí quản lý sự kiện cũng tăng theo.

Vai trò và nhiệm vụ của người quản lý sự kiện là gì?

Vai trò chình của Event Management là đảm bảo cho sự kiện doanh nghiệp diễn ra một cách thuận lợi và thành công nhất theo đúng kế hoạch đã lập ban đầu. Để có thể hoàn thành được vai trò đó thì quản lý sự kiện cần thực hiện những công việc chính như sau:

Lập kế hoạch sự kiện, kế hoạch ngân sách chi tiết theo từng chương trình sự kiện

Lập kế hoạch nhân sự và phân bổ nguồn nhân sự hợp lý để đảm bảo quá trình sự kiện được diễn ra thuận lợi. Thực hiện những công việc liên quan đến phân phối nhiệm vụ cho nhân sự.

Đảm bảo các nhân sự tham gia quản lý sự kiện thực hiện đúng nhiệm vụ được giao như liên hệ với các đối tác, tạo concept phù hợp với sự kiện,…

Liên kết với team Marketing – để thực hiện các hoạt động quảng bá, truyền thông trước, trong và sau sự kiện.

Giám sát toàn bộ quá trình sự kiện từ giai đoạn tổ chức đến giai đoạn hoàn thành.

Thu thập các phản hồi của khách tham dự về sự kiện.

>> Xem thêm: Chạy sự kiện là gì? 

Tố chất cần có của nhà quản lý sự kiện?

Event Manager cần có nhiều tố chất và kỹ năng để lập kế hoạch và thực hiện thành công các sự kiện. Dưới đây là những tố chất quan trọng cần có.

Kỹ năng tổ chức

Người quản lý sự kiện cần sở hữu khả năng tổ chức khoa học, linh hoạt trong việc điều phối và kiểm soát nhiều đầu việc cùng lúc. Bên cạnh đó, họ phải nắm rõ mục tiêu tổng thể cũng như tiến độ thực hiện của sự kiện. Kỹ năng tổ chức được thể hiện rõ qua các yếu tố sau:

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện mạch lạc, chi tiết, kèm theo timeline cụ thể và danh sách các hạng mục cần triển khai.

Sắp xếp, phân loại công việc theo mức độ ưu tiên và thời gian hoàn thành.

Điều phối đồng thời nhiều nhiệm vụ và mốc thời gian, đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru đúng kế hoạch.

Theo dõi và lưu trữ đầy đủ các hồ sơ quan trọng như ngân sách, hợp đồng, chứng từ và hóa đơn của nhà cung cấp.

Xây dựng hệ thống quản lý thông tin khoa học, giúp việc tra cứu và cập nhật dữ liệu sự kiện trở nên nhanh chóng, thuận tiện.

Chủ động nhận diện rủi ro có thể xảy ra và chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng phù hợp.

Phân công công việc rõ ràng cho từng thành viên, đồng thời giám sát tiến độ để đảm bảo mọi hạng mục được triển khai đúng hướng.

Luôn giữ sự bình tĩnh, tập trung cao độ và linh hoạt xử lý các tình huống phát sinh hay thay đổi bất ngờ trong quá trình tổ chức.

>> Xem thêm: Nhân viên tổ chức sự kiện là gì? Mô tả công việc chi tiết

Kỹ năng giao tiếp

Người quản lý sự kiện cần sở hữu khả năng giao tiếp linh hoạt và hiệu quả với tất cả các bên liên quan như khách hàng, nhà cung cấp và đội ngũ nhân sự. Việc trao đổi có thể diễn ra thông qua hình thức trực tiếp, điện thoại hoặc văn bản. Bên cạnh đó, Event Manager cũng phải thành thạo kỹ năng đàm phán hợp đồng và xử lý mâu thuẫn khi phát sinh.

Kỹ năng giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ lâu dài, bền vững với đối tác và khách hàng. Đồng thời, giao tiếp hiệu quả giúp quá trình tổ chức sự kiện diễn ra suôn sẻ, đảm bảo đáp ứng đúng kỳ vọng của các bên tham gia.

Chú ý đến chi tiết

Sự thành công của một sự kiện phụ thuộc rất lớn vào mức độ tỉ mỉ của người quản lý sự kiện. Event Manager cần kiểm soát chặt chẽ từng chi tiết nhỏ để đảm bảo mọi hạng mục được triển khai đúng kế hoạch trong ngày diễn ra chương trình. Điều này bao gồm việc chuẩn bị đầy đủ thiết bị, nhân sự và các phương án dự phòng cần thiết.

Cụ thể, người quản lý sự kiện cần chú trọng đến các yếu tố sau:

Kiểm tra kỹ lưỡng các hợp đồng, hóa đơn và hồ sơ liên quan.

Lập kế hoạch và điều phối toàn bộ các hạng mục như setup, trang trí, phục vụ, âm thanh – ánh sáng với độ chính xác cao.

Đảm bảo tuân thủ đầy đủ các yêu cầu pháp lý và quy định liên quan.

Giám sát việc bố trí ánh sáng, biển chỉ dẫn, bàn ghế và không gian sự kiện.

Theo dõi sát sao quá trình diễn ra sự kiện để kịp thời xử lý sự cố và điều chỉnh khi cần thiết.

Kỹ năng lãnh đạo

Kỹ năng lãnh đạo là một trong những yếu tố cốt lõi của một Event Manager chuyên nghiệp. Nhờ khả năng lãnh đạo, người quản lý sự kiện có thể truyền cảm hứng, tạo động lực và dẫn dắt đội ngũ làm việc hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu chung.

Kỹ năng lãnh đạo được thể hiện thông qua các hoạt động sau:

Dẫn dắt và khích lệ tinh thần đội ngũ nhân sự sự kiện.

Phân công công việc và trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân.

Xây dựng môi trường làm việc tích cực, khuyến khích tinh thần hợp tác và làm việc nhóm.

Giải quyết các vấn đề, khó khăn phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện.

Đưa ra các quyết định kịp thời và tìm kiếm giải pháp sáng tạo.

Theo dõi, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.

Cung cấp phản hồi và hỗ trợ thường xuyên để nhân sự phát triển kỹ năng và nâng cao hiệu suất.

Tư duy sáng tạo

Người quản lý sự kiện cần có tư duy sáng tạo để tạo nên những chương trình độc đáo, khác biệt và đáng nhớ. Khả năng đổi mới giúp sự kiện không bị nhàm chán và mang lại trải nghiệm ấn tượng cho người tham dự.

Event Manager cần có khả năng:

Đề xuất các ý tưởng và giải pháp sáng tạo cho những thách thức trong quá trình tổ chức.

Xây dựng concept sự kiện mới lạ, phù hợp với nhu cầu và mong muốn của khách hàng.

Ứng dụng các công nghệ hiện đại nhằm nâng cao trải nghiệm sự kiện.

Phối hợp chặt chẽ với khách hàng và đối tác để thể hiện rõ bản sắc thương hiệu.

Linh hoạt thích ứng với thay đổi và xử lý nhanh các tình huống bất ngờ.

Cập nhật xu hướng ngành và áp dụng những phương pháp tổ chức hiệu quả.

Kỹ năng lập ngân sách

Quản lý ngân sách là kỹ năng không thể thiếu đối với Event Manager. Người quản lý sự kiện cần xây dựng kế hoạch tài chính rõ ràng, đồng thời kiểm soát chi phí chặt chẽ để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng ngân sách đã đề ra.

Cụ thể, kỹ năng này bao gồm:

Lập ngân sách chi tiết cho từng hạng mục như địa điểm, trang trí, ẩm thực, thiết bị,…

Kiểm tra và phê duyệt các khoản chi nhằm tránh vượt ngân sách.

Đàm phán với nhà cung cấp để đạt được mức giá và điều khoản tốt nhất.

Theo dõi sát sao tình hình tài chính và điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.

Áp dụng các biện pháp tối ưu chi phí như thương lượng chiết khấu, gói dịch vụ.

Tổng hợp và báo cáo ngân sách, làm rõ các khoản chi tiêu của sự kiện.

Nhờ kỹ năng lập ngân sách hiệu quả, Event Manager có thể đảm bảo cân bằng giữa chất lượng chương trình và mục tiêu tài chính của khách hàng.

Quản lý thời gian

Event Manager cần quản lý thời gian một cách khoa học để đảm bảo mọi công việc được hoàn thành đúng tiến độ. Việc kiểm soát tốt thời gian giúp sự kiện diễn ra đúng kế hoạch, không ảnh hưởng đến chất lượng và ngân sách.

Người quản lý sự kiện cần:

Xây dựng một lịch trình thật chi tiết cho từng giai đoạn tổ chức sự kiện.

Biết sắp xếp và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý nhất.

Theo dõi tiến độ thực hiện của từng hạng mục.

Chủ động điều chỉnh kế hoạch và thời gian khi có thay đổi phát sinh.

Nhờ kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, Event Manager có thể đảm bảo sự kiện được triển khai trọn vẹn, đúng hạn và đạt chất lượng cao nhất.

>> Xem chi tiết bài viết: Quản lý sự kiện là gì https://phathoanggia.com.vn/quan-ly-su-kien-la-gi-to-chat-can-co-cua-nha-quan-ly-su-kien-1-2-1911560.html

Công ty TNHH MTV Sự Kiện Phát Hoàng Gia

Trụ Sở Chính: 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 1: 102 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 2: 111 Nguyễn Minh Hoàng, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh

Phone: 028 3811 3444

Hotline: 0919 43.43.44

Email: info@phathoanggia.com.vn

Fanpage:https://www.facebook.com/PhatHoangGiaWeddingEvent

Website: www.phathoanggia.com.vn hoặc www.sukienpro.com.vn